檔案工作是學(xué)院重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)加強管理，成為學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃的一部分。近年來，晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院在檔案管理工作中，探索形成“雙軌并行管理模式”與“三維聯(lián)動運行機制”，通過分類精準化、管理專業(yè)化、服務(wù)現(xiàn)代化改革，為學(xué)校教學(xué)、管理及“四校一體化”辦學(xué)提供堅實支撐，成為區(qū)域職業(yè)院校檔案管理創(chuàng)新的典型范例。為破解傳統(tǒng)檔案管理“大而全易雜亂、專而精難統(tǒng)籌”難題，晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院構(gòu)建“2個綜合檔案基礎(chǔ)庫+4個專業(yè)檔案特色庫”管理架構(gòu)，統(tǒng)籌兼顧，分類施策，實現(xiàn)檔案資源高效管理?！?個綜合檔案基礎(chǔ)庫”內(nèi)配置專業(yè)密集架，集中存放行政公文、教學(xué)管理、科研項目、財務(wù)憑證等核心檔案，通過統(tǒng)一歸集、規(guī)范保管流程，確保存得好、調(diào)得出?！?個專業(yè)檔案特色庫”實現(xiàn)一類檔案對應(yīng)一個管理主體：組織人事部檔案室重點是管理教職工招聘、職稱評定等人事材料；團委檔案室專項管理團員發(fā)展、志愿服務(wù)等團務(wù)資料；學(xué)生處檔案室集中保管學(xué)籍信息、就業(yè)協(xié)議等學(xué)生檔案；社會教學(xué)部檔案室則專門收錄社會培訓(xùn)、校企合作教學(xué)檔案，為非學(xué)歷教育工作提供追溯依據(jù)。針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查閱效率低、易損耗問題，該學(xué)院啟動檔案全數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對全校卷宗檔案進行掃描、著錄與索引建立，建成電子檔案數(shù)據(jù)庫。師生通過授權(quán)系統(tǒng)即可在線檢索查閱，縮短查閱時間，減少紙質(zhì)檔案調(diào)取頻次，實現(xiàn)檔案管理從“物理存儲”向“數(shù)字服務(wù)”跨越。同時，結(jié)合與晉中衛(wèi)校、晉中藝校、晉中體校“四校一體化”辦學(xué)戰(zhàn)略，9月起，晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院推動四校檔案管理一體化運行：四校檔案管理人員合署辦公，納入學(xué)院檔案管理團隊；對四校歷史與新增檔案統(tǒng)一梳理歸檔，建立跨校檔案共享數(shù)據(jù)庫，為四校教學(xué)資源整合、學(xué)生跨校培養(yǎng)、師資共享等提供高效檔案服務(wù)，為一體化辦學(xué)注入新動能。

記者 周俊芳